Giao kết hợp đồng lao động là gì?

Giao kết hợp đồng lao động là gì? Quy trình giao kết hợp đồng lao động như thế nào cho đúng?

Giao kết hợp đồng lao động là gì?

Giao kết hợp đồng lao động là quá trình thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động để xác định các điều khoản và điều kiện làm việc.

Quá trình giao kết hợp đồng lao động phải tuân theo các quy định của pháp luật lao động để đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng văn bản hoặc bằng lời nói, tuy nhiên, hợp đồng bằng văn bản thường được ưu tiên để có căn cứ pháp lý rõ ràng.

Quy trình ký kết hợp đồng lao động

Quy trình ký kết hợp đồng lao động là một quá trình có sự chuẩn bị và thực hiện các bước nhất định để đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Bước 1. Dự thảo hợp đồng lao động

Dự thảo hợp đồng lao động là giai đoạn đầu tiên trong quy trình ký kết hợp đồng lao động, trong đó người sử dụng lao động cần soạn thảo một bản hợp đồng lao động dựa trên các thỏa thuận ban đầu với người lao động. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện việc dự thảo hợp đồng lao động:

Thu thập thông tin cần thiết

• Thông tin cá nhân của người lao động: Bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, số điện thoại, v.v.

• Thông tin của người sử dụng lao động: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên và chức vụ của người đại diện ký kết hợp đồng.

• Mô tả công việc: Xác định rõ công việc mà người lao động sẽ đảm nhận, bao gồm chức danh, nhiệm vụ chính, và các yêu cầu công việc cụ thể.

• Thời gian làm việc: Xác định số giờ làm việc, số ngày làm việc trong tuần, thời gian nghỉ giữa giờ, và các ngày nghỉ lễ theo quy định.

• Mức lương và các khoản phụ cấp: Xác định mức lương chính, phụ cấp (nếu có), và hình thức trả lương (tiền mặt, chuyển khoản).

• Chế độ bảo hiểm và phúc lợi: Bao gồm các chính sách về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, và các phúc lợi khác.

• Thời hạn hợp đồng: Xác định thời hạn hợp đồng (có thời hạn, không xác định thời hạn, hoặc hợp đồng thử việc).

• Điều kiện chấm dứt hợp đồng: Quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên.

Soạn thảo nội dung hợp đồng

Chọn mẫu hợp đồng: Dựa trên các thông tin đã thu thập, chọn một mẫu hợp đồng lao động phù hợp (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn) hoặc soạn thảo mới từ đầu.

Điền thông tin vào mẫu hợp đồng: Nhập tất cả các thông tin cần thiết vào mẫu hợp đồng, đảm bảo rằng tất cả các điều khoản đều rõ ràng và chính xác.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo rằng chúng tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành về lao động.

Thêm các điều khoản bổ sung (nếu cần): Tùy theo tính chất công việc hoặc yêu cầu cụ thể, có thể bổ sung các điều khoản về bảo mật thông tin, cấm cạnh tranh, đào tạo, hay các điều khoản đặc biệt khác.

Kiểm tra và rà soát dự thảo hợp đồng

Sau khi hoàn thành việc soạn thảo, cần kiểm tra kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo không có sai sót hay thiếu sót.

Tham khảo ý kiến pháp lý (nếu cần): Nếu cần thiết, người sử dụng lao động có thể tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo hợp đồng đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Hoàn thiện dự thảo hợp đồng và in ấn

Sau khi hoàn tất việc soạn thảo và kiểm tra, in ấn hợp đồng thành nhiều bản (thường là hai bản), mỗi bên giữ một bản sau khi ký kết.

Bước 2. Hẹn người lao động để ký kết hợp đồng

Người sử dụng lao động cần liên hệ với người lao động thông qua điện thoại, email hoặc các phương tiện liên lạc khác để thông báo về thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng. Cung cấp thông tin chi tiết về buổi ký kết, bao gồm các tài liệu cần mang theo (như giấy tờ tùy thân, bằng cấp liên quan, …) và bất kỳ yêu cầu nào khác từ phía công ty.

Trước ngày hẹn, nên nhắc nhở người lao động qua điện thoại hoặc tin nhắn để họ nhớ rõ về buổi ký kết. Yêu cầu người lao động xác nhận sự có mặt để đảm bảo rằng buổi ký kết sẽ diễn ra đúng kế hoạch.

Bước 3. Ký kết hợp đồng lao động

Đón tiếp và giới thiệu

Khi người lao động đến, người sử dụng lao động nên có một buổi đón tiếp thân thiện, đảm bảo người lao động cảm thấy thoải mái và được tôn trọng.

Người đại diện của người sử dụng lao động (thường là quản lý nhân sự hoặc người ký kết hợp đồng) sẽ giới thiệu ngắn gọn về quy trình ký kết hợp đồng, giải thích các bước tiếp theo cho người lao động nắm rõ.

Kiểm tra lại nội dung hợp đồng lao động

Cả hai bên cùng đọc lại toàn bộ nội dung hợp đồng để đảm bảo tất cả các điều khoản đã được thỏa thuận rõ ràng và chính xác. Nếu người lao động có bất kỳ thắc mắc hoặc cần làm rõ thêm về bất kỳ điều khoản nào, đây là lúc để người sử dụng lao động giải đáp.

Ký kết hợp đồng

Sau khi đã thống nhất tất cả các điều khoản, người sử dụng lao động và người lao động sẽ tiến hành ký hợp đồng. Cả hai bên cần ký và ghi rõ họ tên tại các vị trí yêu cầu trong hợp đồng. Người sử dụng lao động đóng dấu của công ty để xác nhận sau khi ký kết.

Sau khi ký kết, hợp đồng lao động thường được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Một bản sẽ được giao cho người lao động và một bản do người sử dụng lao động giữ.

Người sử dụng lao động có thể thông báo về ngày bắt đầu làm việc, giới thiệu về quy trình nhận việc, và các thông tin cần thiết khác cho người lao động.

Bước 4. Lưu trữ hợp đồng

Người sử dụng lao động cần lưu giữ bản hợp đồng lao động trong hồ sơ nhân sự của công ty để đảm bảo quản lý thông tin một cách chặt chẽ và có căn cứ pháp lý cho mọi giao dịch liên quan đến người lao động trong tương lai.

Đảm bảo rằng tất cả các thông tin trong hợp đồng được bảo mật theo quy định của pháp luật và nội quy công ty.

Liên hệ ngay với Chúng tôi:

CÔNG TY LUẬT TNHH DCNH LAW

Địa chỉ: 38B Trần Nhật Duật, phường Phước Hoà, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà

Điện thoại: 0343320223 – 0974278893

Email: [email protected]