Hướng dẫn soạn thảo và đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, bao gồm các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân theo trong quan hệ lao động, các hành vi bị xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm tương ứng của người lao động. Bài viết này nhằm hướng dẫn bạn cách soạn thảo và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nội dung bài viết:

Nội quy lao động do người sử dụng lao động soạn thảo, có nội dung không được trái với quy định của pháp luật về lao động và pháp luật khác có liên quan. Ngoài ra, nội quy lao động còn phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

Nội quy lao động phải có quy định cụ thể về:

– Thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần.

– Ca làm việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc.

– Làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt.

– Thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca.

– Các ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

Nội quy lao động quy định cụ thể phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc của người lao động; văn hóa ứng xử, trang phục của người lao động; nghĩa vụ của người lao động phải tuân thủ theo phân công và điều động của người sử dụng lao động.

Tại nơi làm việc, người lao động có trách nhiệm:

– Chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ do người sử dụng lao động ban hành và theo quy định của pháp luật.

– Sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.

– Vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

– Quy định nghiêm cấm các hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

– Quy định chi tiết, cụ thể về các hành vi được xem là quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

– Quy định trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, đối với việc khiếu nại, tố cáo.

– Quy định hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với người thực hiện hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc hoặc người tố cáo sai sự thật tương ứng với tính chất, mức độ của từng hành vi vi phạm.

– Quy định mức bồi thường thiệt hại cho các nạn nhân và các biện pháp khắc phục hậu quả.

– Các quy định của người sử dụng lao động về việc khiếu nại, tố cáo phải bảo đảm các nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời, bảo vệ được danh dự, uy tín, nhân phẩm và an toàn cho nạn nhân, người khiếu nại, tố cáo và người bị khiếu nại, bị tố cáo.

Người sử dụng lao động quy định cụ thể:

– Danh mục các tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ.

– Trách nhiệm bảo vệ, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật.

– Hành vi xâm phạm tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ.

Người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động các trường hợp nào được xem là do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời điều chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động đã ký.

Người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với mỗi hành vi vi phạm.

Nội quy lao động quy định cụ thể:

– Các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, gây thiệt hại tài sản.

– Các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức.

– Mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại.

– Người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

Nội quy lao động quy định về chức danh có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền đại diện người sử dụng lao động để giao kết hợp đồng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Trường hợp này nếu người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì người sử dụng lao động quyết định thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động và ghi rõ trong nội quy lao động.

Sau khi dự thảo nội quy lao động, người sử dụng lao động phải gửi cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để lấy ý kiến. Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải gửi lại cho người sử dụng lao động văn bản ghi ý kiến của mình về nội quy lao động.

Trên cơ sở tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động tiếp thu và điều chỉnh những nội dung của nội quy lao động không phù hợp, không đúng quy định của pháp luật.

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Người sử dụng lao động gửi nội quy lao động đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thông báo đến toàn bộ người lao động trong công ty và niêm yết nội dung chính cần thiết ở nơi làm việc.

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động.

Nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản và phải được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng người sử dụng lao động phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động ký kết với người lao động.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các giấy tờ sau:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

2. Nội quy lao động.

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

– Trường hợp người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì người sử dụng lao động gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

– Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết.

– Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

– Sau 15 ngày kể từ ngày người sử dụng lao động nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có ý kiến gì thì nội quy lao động đó mặc nhiên có hiệu lực.